La importancia de una buena integración con tu ERP

Contar con un software ERP no es sinónimo de eficacia, ni de productividad. Son muchas las empresas que cuentan con esta herramienta de gestión empresarial, pero a la vez disponen de otros programas con los que no está comunicada ni comparte datos. Esto desemboca en procesos más complejos, ya que la información está distribuida en diferentes plataformas y los datos no se comparten. Es decir, el ERP no está integrado con el resto de sistemas.

Aquí es donde entra en juego la importancia de la integración de tu ERP con el resto de programas que utilizas en tu empresa. Esta solución sí va a ser sinónimo de eficiencia, mayor productividad y resultados más rápidos. En este artículo te vamos a contar cómo se integra un ERP, su importancia y todos los beneficios que puede aportar a tu negocio.

Qué es un ERP

Para entender más a fondo qué es la integración de un sistema ERP, lo primero y más importante es determinar qué es el concepto estrella: el software ERP.

ERP son las siglas de “Enterprise Resource Planning” en inglés, que se traduce como “Planificación de Recursos Empresariales” en español. Se trata de un conjunto de aplicaciones de software integradas que ayudan a las empresas a gestionar sus operaciones diarias. Los ERP suelen cubrir una amplia gama de funciones, como la contabilidad, las finanzas, la producción, la cadena de suministro, las ventas y el marketing.

En esencia, un ERP permite a las empresas gestionar las partes críticas de su negocio desde una sola aplicación. Funciona, así, como una base de datos centralizada para una variedad de flujos de trabajo, lo que facilita el intercambio de datos entre diferentes departamentos.

Pero sólo es posible desatar todo este potencial si se dispone de un ERP integrado.

Qué es la integración de un ERP

La integración de un software ERP se refiere al proceso de conectar y coordinar un sistema ERP con otros sistemas y aplicaciones dentro de una organización. La integración es esencial para maximizar la eficiencia y la utilidad de un sistema ERP, ya que permite la transferencia fluida de datos entre diferentes partes de la empresa.

Es un método para conectar y sincronizar tu software ERP con el resto de sistemas de tu empresa, como aplicaciones de comercio electrónico (e-commerce), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), etc. El objetivo de la integración del ERP es garantizar que la información automatizada y coherente se comparte entre los distintos sistemas, creando una única fuente de verdad.

Por qué es importante la integración del ERP en tu empresa

Como punto de partida para responder a la pregunta planteada en esta sección, vamos a destacar las diversas tareas y áreas que se pueden conectar gracias a la integración de sistemas ERP:

• Control de producción.
• Distribución.
• Logística.
• Inventario.
• Facturación.
• Contabilidad.
• Gestión de ventas y de la cadena de suministro.
• Entregas y pagos.

Sin embargo, las aplicaciones de estos sistemas ERP no se limitan a aspectos como la contabilidad y el inventario: también se aplican en áreas más “flexibles”. Por ejemplo, la integración de ERP para la gestión de recursos humanos se ha convertido en algo habitual.

A partir de esta información, ya podemos ver algunas de las razones clave por las que contar con un ERP integrado es crucial para las empresas actuales. No sólo permite la coordinación y sinergia entre los diferentes departamentos de una empresa, sino que su implementación desemboca en una mayor productividad y mejores resultados.

Pero vamos a ir más allá, y te vamos a ofrecer 4 razones de peso por las que debes integrar un ERP en tu organización.

4 beneficios de la integración de tu ERP en tu empresa

•  Precisión de los datos

La integración de tu sistema ERP aumenta de forma inmediata la precisión de tus datos. Con sus sistemas integrados, sólo es necesario introducir los datos una vez, lo que reduce el riesgo de error humano.

Además, con acceso a datos más precisos, las empresas pueden tomar mejores decisiones y mejorar su rendimiento.

•  Mayor eficiencia

Otro factor importante es que la integración de ERP puede mejorar la eficiencia gracias a la automatización de los procesos. Por ejemplo, un sistema ERP integrado puede generar automáticamente pedidos de compra cuando los niveles de existencias son bajos. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de falta de existencias.

• Visibilidad mejorada

La integración de tu sistema ERP te proporcionará una mayor visibilidad de las operaciones de tu empresa. Con los datos de todos sus sistemas bajo un mismo techo, podrás identificar rápidamente las tendencias y tomar decisiones basadas en datos.

• Colaboración

Las integraciones ERP permiten una mejor colaboración y comunicación entre diferentes departamentos o socios externos, agilizando la gestión de la cadena de suministro y mejorando el servicio al cliente.

Tipos de integraciones con sistemas ERP

Como hemos mencionado ya, son muchos los sistemas con los que se puede integrar tu ERP. A continuación, presentamos una lista detallada de algunos de los más importantes:

• CRM

Un sistema de gestión de las relaciones con los clientes puede ser una de las herramientas más importantes en las que invertir. No sólo se encuentra en el centro del trabajo de los equipos de atención al cliente y ventas, sino que también permite personalizar la relación con los clientes, aumenta la retención de clientes y puede ayudar a aumentar las tasas de conversión hasta en un 300%.

Integrar un sistema CRM con un software ERP permite que los diferentes silos se comuniquen entre sí y accedan a los datos de un cliente. Todos los equipos pueden mejorar su rendimiento, tanto si trabajan en ventas como en logística.

Algunas de las principales ventajas de esta integración ERP son:

• Optimización de tu embudo de ventas, lo que conlleva un aumento de las ventas/conversiones y una mejora del rendimiento.
• Mejora de la colaboración entre diferentes equipos, como los de ventas y logística, lo que conduce a una mejor experiencia del cliente.
• Mejora del servicio al cliente, así como mayores niveles de personalización, lo que conduce a un aumento de la satisfacción general del cliente.
• Información sincronizada y uniforme sobre los clientes a la que pueden acceder todos tus empleados según convenga.

•  RRHH

Aunque la planificación de recursos humanos (HRP) no sea la primera área en la que se piensa cuando hablamos de integración de ERP, puede resultar muy útil para este departamento. Una integración ERP con un sistema de recursos humanos puede contribuir a planificar y mejorar la plantilla en su conjunto. Por ejemplo, puede ayudarte en la selección de personal, haciendo coincidir a los candidatos con la experiencia y las cualificaciones deseadas.

También puede ayudar a tu equipo de RR.HH. a planificar los paquetes de compensación y bonificaciones, a gestionar los días de vacaciones y a garantizar la cobertura y la eficiencia de los horarios. Una buena integración también puede dar a la dirección información sobre el rendimiento de los empleados, incluidos los periodos de enfermedad, y puede permitir identificar áreas en las que el personal necesita más formación.

•  eCommerce

Todo eCommerce exitoso necesita una buena recopilación y análisis de datos. El sitio web de la tienda online es el principal punto de contacto con el cliente; es donde navegan y compran los productos. Una integración eficaz mejora la calidad de esos datos y puede ayudar en áreas como el remarketing y la generación de clientes potenciales.

También hay que tener en cuenta que la mayoría de las empresas de comercio electrónico no operan únicamente a través de su propio sitio web y plataformas de redes sociales. Es posible que utilicen otras plataformas de comercio electrónico, por lo que podría haber muchos datos que recopilar. Por lo tanto, la integración es esencial para garantizar un fácil acceso a todos los datos relevantes. Los principales beneficios de la integración en esta área incluyen:

• Mejores capacidades de gestión de inventario en toda tu empresa.
• Acceso a datos cruciales por parte de todos los departamentos implicados en los flujos de trabajo de tu eCommerce.
• Mayor facilidad para implementar precios dinámicos en tiempo real. 

•  Gestión de inventario

La gestión eficiente del inventario es la piedra angular de cualquier buen negocio de comercio electrónico. La integración con el ERP significa que los procesos se automatizan y además funcionan con otras herramientas que ya utilizas.

Un sistema integrado de gestión de inventario puede mejorar tu proceso de reposición y combinarlo con la previsión de la demanda para saber cuándo pedir determinados productos. Puede destacar los productos más vendidos y los que se mueven con lentitud y aumentan los costes de almacenamiento.

• Gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro (SCM) es crucial para todo tipo de empresas. Una buena gestión de la cadena de suministro puede ahorrar costes a las empresas en la tramitación de pedidos y otros aspectos. Puede abarcar el suministro de materias primas para su transformación en productos o el suministro de productos acabados a distribuidores externos.

La integración con ERP puede aportar más beneficios y, por tanto, más ahorro. Permite eliminar el despilfarro, mejorar la eficacia y ayudar a dirigir al personal hacia donde más se necesitan sus esfuerzos. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esto puede presentar retos de integración y debe abordarse con cuidado. Si se hace correctamente, puede ofrecer las siguientes ventajas:

• Mejora la eficiencia en cada paso de tu cadena de suministro. 
• Mejor servicio al cliente que puede aumentar la fidelidad de los clientes, lo que conduce a un mayor CLV (valor de vida del cliente).
• Reducción de los gastos generales y operativos mediante la automatización de los flujos de trabajo.
• Mayor flexibilidad en las soluciones de la cadena de suministro que pueden superar retos futuros.

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